Whistleblowing
Unethisches oder kriminelles Verhalten am Arbeitsplatz tolerieren wir in unserem Unternehmen nicht. Mit der Einrichtung einer internen Meldestelle können Missstände gemeldet werden. Mit Deinem Hinweis hilfst Du uns dabei, Verstöße frühzeitig zu erkennen und abzustellen. Wenn zum Zeitpunkt der Meldung ein hinreichender Grund zur Annahme besteht, dass die Meldung zutreffend ist, sind keinerlei negative Konsequenzen für Dich zu erwarten.
Im Zuge der Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (Whistleblowing-Richtlinie) in Nationalrecht, sieht der deutsche Gesetzgeber das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) vor. Ziel des HinSchG ist der Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden. Gemäß §16 Abs. 3 HinSchG haben wir hierfür einen internen Meldekanal eingerichtet, der via compliance@collana-it.com zu erreichen ist. Zu melden sind Verstöße gemäß §2 HinSchG.
Die Bearbeitung der über diesen Kanal eingehende Meldungen erfolgt durch die interne Meldestelle, die durch drei Mitarbeitende der collana IT Gruppe besetzt ist. Auch anonyme Hinweise werden verfolgt.
Der Schutz der Vertraulichkeit hat bei der Bearbeitung der eingehenden Meldungen oberste Priorität. Entsprechend haben sich die Mitarbeitenden, die Teil der internen Meldestelle sind, zur Vertraulichkeit gemäß §§ 8, 9 HinSchG verpflichtet. Weiterhin verfügen sie gemäß §15 Abs. 2 HinSchG über die notwendige Fachkunde für diese Aufgabe.
Verarbeitung und Umgang mit Meldungen:
Nach Eingang einer Meldung hat die Meldestelle diesen innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen und innerhalb von drei Monaten über geplante oder ergriffene Maßnahmen zu informieren (§17 HinSchG).
Die eingegangenen Meldungen werden durch die interne Meldestelle geprüft, ob sie in den sachlichen Anwendungsbereich fallen (§2 HinSchG), indem ordnungsgemäße Folgemaßnahmen eingeleitet werden. Dafür werden zunächst interne Nachforschungen eingeleitet, mögliche Maßnahmen zur Behebung des Problems durchgeführt und falls erforderlich eine zuständige Behörde eingebunden (§18 HinSchG).
Alle eingehenden Meldungen müssen dokumentiert und für drei Jahre aufbewahrt werden, es sei denn, es besteht eine rechtliche Notwendigkeit für eine längere Aufbewahrung (§11 HinSchG).
Neben den Vorschriften aus dem HinSchG, finden auch die Regelungen der EU-DSGVO Anwendung.
Information über externe Meldestellen:
Unabhängig von der internen Meldestelle bearbeiten ebenso die offiziellen Behörden Meldungen zu kriminellem Verhalten. Es steht jede:r Bürger:in frei, auch diese zu kontaktieren.
Als externe Meldestelle ist für Dich in Deutschland unter anderem das Bundesamt für Justiz zuständig. Wenn Du mit dem Bundesamt Kontakt aufnehmen möchtest, erreichest Du es jederzeit über das Kontaktformular oder über die unten angegebene E-Mail-Adresse. Darüber hinaus kannst Du Dich mit Deinen Fragen während der Geschäftszeiten an das Bundesamt wenden.
Kontakt:
Telefon: +49 228 99 410-40
Telefax: +49 228 410-5050
Email: poststelle@bfj.bund.de
De-Mail: post@bundesjustizamt.de-mail.de
Geschäftszeiten:
Mo. Bis Do.: 08:00h bis 16:00h und Fr: 08:00h bis 14:30h
Weitere externe Meldestellen gibt es z.B. auf Bundesländer-Ebene.
Wir weisen Dich darauf hin, dass Du Dich stattdessen auch an den oben beschriebenen internen Meldekanal unseres Unternehmens wenden kannst.